Come affrontare le nuove indicazioni Farmindustria trasformandole in un’opportunità organizzativa
Una nuova complessità per provider ECM e segreterie organizzative
Negli ultimi mesi, provider ECM e segreterie organizzative si stanno confrontando con una nuova criticità operativa legata alla partecipazione degli sponsor farmaceutici agli eventi formativi che coinvolgono, oltre ai prescrittori, anche professionisti sanitari non abilitati alla prescrizione.
L’aggiornamento delle FAQ di Farmindustria (novembre 2025) ha reso esplicite alcune disposizioni che, se da un lato chiariscono un quadro normativo già esistente, dall’altro richiedono un ripensamento concreto dell’organizzazione degli eventi ECM, sia in termini di programmazione scientifica sia di gestione degli sponsor.
Il rischio, in assenza di un’adeguata progettazione, è duplice:
- per le aziende farmaceutiche, l’impossibilità di sostenere eventi non conformi;
- per i provider, una crescente difficoltà nel conciliare esigenze formative, compliance e sostenibilità economica degli eventi.
Le FAQ Farmindustria: cosa dicono chiaramente
Le nuove FAQ ribadiscono e precisano un principio fondamentale:
La partecipazione delle aziende farmaceutiche in qualità di sponsor è subordinata all’adeguamento del provider ECM alle disposizioni relative ai soggetti non prescrittori, per i quali deve essere previsto un accreditamento separato. Tali soggetti non possono partecipare a sessioni formative relative alle proprietà terapeutiche dei farmaci, ma esclusivamente a sessioni riguardanti le modalità di somministrazione e/o altri aspetti coerenti con le loro competenze professionali.
Da questo chiarimento discendono alcuni punti chiave, che è importante citare in modo esplicito:
- separazione dei percorsi formativi, non necessariamente fisica ma sostanziale;
- divieto di accesso dei non prescrittori a contenuti su indicazioni terapeutiche, efficacia clinica e confronto tra farmaci;
- necessità di accreditamenti ECM distinti quando l’evento coinvolge target differenti;
- responsabilità del provider nel garantire che la separazione sia reale, documentabile e verificabile.
Soluzioni operative: come organizzare eventi conformi (e sostenibili)
1. Doppio accreditamento ECM
È la soluzione più lineare e anche la più richiesta dalle aziende sponsor:
- Evento ECM A: dedicato a tutti i professionisti sanitari, con contenuti trasversali e non farmacologici.
- Evento ECM B: riservato ai prescrittori, con approfondimenti clinici e terapeutici.
I due eventi possono:
- condividere una parte iniziale comune;
- svolgersi nella stessa sede;
- avere momenti di networking condivisi, purché non promozionali.
2. Sessioni distinte nella stessa sala (gestione per slot temporali)
Non è richiesto l’uso di sale separate, ma è fondamentale una chiara separazione temporale dei contenuti.
Un modello efficace e facilmente gestibile:
- Mattina: sessioni comuni (organizzazione dell’assistenza, procedure, sicurezza, modalità di somministrazione).
- Pausa pranzo: momento ideale per il deflusso dei non prescrittori.
- Pomeriggio: sessioni riservate ai prescrittori con contenuti farmacologici.
Questa soluzione, o analoghe suddivisioni delle sessioni (pomeriggio e giorno sucessivo o altre formule) consente:
- controllo semplice degli accessi;
- chiarezza per i partecipanti;
- maggiore serenità per sponsor e compliance aziendale.
3. Sale parallele collegate
Per eventi più strutturati è possibile prevedere:
- una sala per prescrittori;
- una sala parallela per non prescrittori;
con sessioni che procedono in parallelo durante gli slot critici.
È una soluzione più impegnativa dal punto di vista logistico, ma molto apprezzata in contesti congressuali complessi.
Il nodo più delicato: l’esposizione degli sponsor
La gestione dell’area sponsor è spesso l’aspetto organizzativamente più problematico.
Il principio è chiaro:
I non prescrittori non devono essere esposti a promozione di farmaci, nemmeno al di fuori dell’aula.
Soluzioni pratiche:
- area sponsor istituzionale accessibile a tutti, con contenuti non farmacologici;
- area sponsor riservata ai prescrittori, dedicata ai farmaci, con accessi controllati;
- oppure fasce orarie differenziate per la visita degli stand.
Anche in questo caso, la chiarezza organizzativa è la miglior tutela per tutti i soggetti coinvolti.
Il ruolo delle piattaforme digitali: dalla complessità alla gestione efficiente
La crescente articolazione degli eventi rende sempre più difficile una gestione manuale di:
- iscrizioni differenziate;
- accessi per ruolo;
- questionari ECM separati;
- attestati distinti;
- report AGENAS per eventi con doppio accreditamento.
È qui che una piattaforma dedicata fa la differenza.
Event System: una risposta concreta
La piattaforma Event System è progettata per supportare provider e segreterie in questi scenari:
- gestione di iscrizioni separate per target differenti;
- percorsi ECM distinti nello stesso evento;
- questionari e attestati automatici per ciascun accreditamento;
- tracciamento puntuale delle presenze;
- produzione dei report AGENAS anche in caso di doppio accreditamento;
- controllo degli accessi e coerenza tra programma scientifico e percorso del partecipante.
Il tutto con un approccio flessibile, adattabile a eventi residenziali, FAD o ibridi.
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Conclusioni: una sfida che può diventare un miglioramento
Le nuove indicazioni Farmindustria non devono essere lette come un ostacolo, ma come un’occasione per migliorare la qualità organizzativa degli eventi ECM.
Una progettazione più consapevole:
- tutela provider e sponsor;
- valorizza le diverse professionalità sanitarie;
- rende gli eventi più chiari, ordinati e trasparenti.
Il cambiamento passa anche da qui: dalla capacità di governare la complessità, non di subirla.
Event System: una piattaforma progettata intorno alle esigenze di provider e segreterie
Event System è una piattaforma di gestione eventi pensata per supportare provider ECM e segreterie organizzative nella gestione di scenari complessi, come quelli introdotti dalle più recenti indicazioni Farmindustria.
Non si tratta di un software “chiuso” o standardizzato, ma di un sistema flessibile che viene configurato in base alle specifiche esigenze organizzative di ciascun evento e di ciascun provider.
Un elemento distintivo è l’assenza di costi di abbonamento: Event System non prevede canoni ricorrenti e non richiede investimenti fissi. La piattaforma viene attivata e adattata in funzione dei reali bisogni operativi, evitando rigidità e sprechi.
Allo stesso tempo, non sono richieste competenze tecniche da parte di provider o segreterie. Il nostro team affianca direttamente gli organizzatori in tutte le fasi:
- analisi del modello organizzativo dell’evento;
- configurazione dei percorsi ECM e dei target di partecipanti;
- impostazione di iscrizioni, accessi e sessioni differenziate;
- gestione di questionari, attestati e reportistica AGENAS;
- supporto operativo prima, durante e dopo l’evento.
L’obiettivo non è semplicemente fornire uno strumento, ma costruire insieme una soluzione organizzativa coerente, che permetta di rispettare le regole, tutelare sponsor e partecipanti e semplificare il lavoro di chi gestisce l’evento.
Per approfondire soluzioni personalizzate o valutare se Event System può rispondere alle vostre esigenze specifiche, è possibile contattarci direttamente per un confronto senza impegno.
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