Introduzione
Tenere la casella email organizzata è importante per molti motivi, tra cui la facilità di ricerca e di ritrovamento delle email importanti, la riduzione dell'ingombro e la semplificazione del processo di gestione della posta in arrivo.
Una delle migliori tecniche per mantenere la casella di posta in arrivo ordinata è la suddivisione delle email in cartelle. Creare cartelle personalizzate per archiviare email in base a determinati criteri, come mittenti, argomenti o progetti specifici, può aiutare a trovare rapidamente le email necessarie e a evitare il sovraccarico della casella di posta in arrivo. In questo modo, la gestione della posta elettronica diventa più efficiente e meno stressante.
10 motivi + 1 per iniziare a suddividere le email in arrivo in specifiche cartelle
La suddivisione delle email in cartelle può essere un'ottima pratica per gestire la propria casella di posta in arrivo. Ecco alcuni dei motivi che ritengo siano i più importanti:
- Ridurre l'ingombro della casella di posta in arrivo: archiviare le email in cartelle aiuta a ridurre l'ingombro della casella di posta in arrivo, consentendo di visualizzare solo le email importanti.
- Facilitare la ricerca delle email: suddividere le email in cartelle aiuta a trovare rapidamente le email necessarie, evitando di dover cercare in una casella di posta in arrivo troppo grande e disorganizzata.
- Identificare le email importanti: suddividere le email in cartelle permette di distinguere le email importanti da quelle meno importanti, permettendo di dedicare più tempo ed attenzione alle email che richiedono un'azione immediata.
- Gestire meglio la posta elettronica: archiviare le email in cartelle specifiche aiuta a gestire la posta elettronica in modo più efficiente, evitando di rischiare di perdere email importanti o di non rispondere a messaggi urgenti.
- Aumentare la produttività: suddividere le email in cartelle aiuta a risparmiare tempo e a mantenere la concentrazione sui compiti importanti, aumentando la produttività complessiva.
- Facilitare la collaborazione: suddividere le email in cartelle specifiche aiuta a condividere informazioni con i colleghi, consentendo di identificare rapidamente le email relative a un determinato progetto o task.
- Mantenere la privacy: archiviare le email in cartelle personalizzate aiuta a mantenere la privacy e la sicurezza delle informazioni, evitando di condividere email riservate o confidenziali con persone sbagliate.
- Soddisfare esigenze specifiche: suddividere le email in cartelle personalizzate può soddisfare le esigenze specifiche di ogni individuo, consentendo di organizzare la posta elettronica in base alle proprie preferenze e bisogni.
- Evitare il sovraccarico mentale: avere una casella di posta in arrivo disorganizzata può essere stressante e causare un sovraccarico mentale, mentre la suddivisione delle email in cartelle specifiche aiuta a mantenere la mente libera da distrazioni e confusioni.
- Facilitare l'automazione dei processi: alcune soluzioni di gestione della posta elettronica consentono di automatizzare alcune attività. Utilizzando dei filtri è possibile fare in modo che alcune e-mail vengano automaticamente aggiunte assegnate alla cartella appropriata, questo, oltre a far risparmiare tempo e fatica, permette di automatizzare altri processi, come l'assegnazione dei compiti ai propri collaboratori o generare delle azioni da parte di Bot.
- Facilitare la gestione di email di diversi account: questa motivazione aggiuntiva è valida solo per chi gestisce con lo stesso client di posta più account e-mail. Infatti, se si utilizzano più account di posta elettronica, la suddivisione delle email in cartelle specifiche per ogni account aiuta a tenere separate le email e a gestirle in modo più efficace. In questo modo si evita di confondere le email ricevute da diversi account o di rispondere ad email dallo stesso mittente con l'indirizzo email sbagliato.
La suddivisione delle email in cartelle può offrire numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dello stress, l'aumento della produttività, la semplificazione della gestione della posta elettronica.
Ora che sappiamo i vantaggi dell'organizzazione in cartelle vediamo come farlo utilizzando la classica webmail e Gmail
Filtrare la posta in arrivo per archiviare le e-mail in cartelle specifiche utilizzando webmail (di Aruba)
In questo paragrafo, descriveremo come creare cartelle personalizzate nella posta utilizzando l'interfaccia webmail di Aruba. Abbiamo scelto di usare Aruba come esempio poiché è uno dei principali fornitori italiani di servizi hosting, ma i passaggi da seguire sono generalmente simili per la maggior parte dei provider di posta elettronica. Quindi, sebbene la descrizione qui riportata sia specifica per Aruba, le istruzioni dovrebbero essere abbastanza simili per altri provider di posta elettronica.
1) Effettuare l'accesso alla webmail
Per accedere alla webmail di Aruba, inserire il proprio indirizzo email e la password associata all'account.
2) Creare una nuova cartella personalizzata
3) Visualizzare le cartelle esistenti
Se la cartella è stata creata con l'opzione "mostra su menu principale" selezionata, verrà visualizzata direttamente nel menu di sinistra. In caso contrario, posizionare il mouse sulla voce "Cartelle" per visualizzare le varie cartelle create insieme a quelle predefinite.
4) Spostare le e-mail nelle cartelle personalizzate
Per spostare le e-mail nelle cartelle personalizzate, ci sono due modi diversi. Nel primo caso, si può spostare una singola e-mail. Per farlo, basta aprire l'e-mail desiderata e posizionarsi sull'icona a forma di cartella presente in alto a destra (se ci si posiziona sopra, apparirà la scritta "sposta i messaggi"). Cliccando sull'icona, si aprirà un menu a tendina dove sarà possibile scegliere la cartella di destinazione per quella singola e-mail.
Nel secondo caso, si possono spostare gruppi di e-mail. Per farlo, selezionare tutte le e-mail che si vogliono spostare cliccando sulla casella di selezione accanto ad ogni messaggio. Successivamente, si può utilizzare l'icona a forma di cartella in alto a destra per spostare tutte le e-mail selezionate in una sola volta.
Dopo aver spostato le e-mail, apparirà un messaggio di conferma sullo schermo.
4) Creare dei filtri automatici
Per automatizzare l'assegnazione delle email a specifiche cartelle, seguire questi passaggi.
Nel menu di sinistra, cliccare su "Regole messaggi" e scegliere "Crea regola". Inserire un nome descrittivo per la regola e impostare i filtri in base alle proprie esigenze, come ad esempio il mittente, la parola chiave o l'oggetto dell'email. Cliccare "Avanti" (Fig 2).
Nella nuova finestra selezionare l'azione da eseguire quando si verificano le condizioni impostate in precedenza. Ad esempio, scegliere "Sposta nella cartella" e selezionare la cartella personalizzata in cui si vuole spostare l'email. Cliccare su "Salva" per salvare la regola (Fig 3).
Le email in arrivo che soddisfano i criteri specificati saranno automaticamente spostate nella cartella selezionata.
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| Fig. 2 - Filtro fase 1: Impostare i filtri |
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| Fig. 3 - Filtro fase 2 : Azione da compiere |
Filtrare la posta in arrivo attraverso le etichette utilizzando Gmail
(questo paragrafo è in fase di compilazione)
Per chi utilizza Gmail, è possibile creare etichette per organizzare le email in modo simile alle cartelle. Le etichette possono essere utilizzate per assegnare categorie alle email e per filtrare la posta in arrivo in modo da visualizzare solo le email corrispondenti a una determinata etichetta. Per creare una nuova etichetta in Gmail, è necessario selezionare il messaggio che si desidera etichettare, fare clic sul pulsante "Etichetta" e quindi scegliere "Crea nuova etichetta".
Conclusioni
In conclusione, la suddivisione delle email in cartelle o etichette personalizzate può semplificare la gestione della posta elettronica e consentire di risparmiare tempo e aumentare la produttività. È importante trovare il sistema di organizzazione che funziona meglio per sé stessi, in base alle proprie esigenze e preferenze.
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