Realizzare un Congresso al TOP e di Qualità

- di Giuseppe Ruffa

Hai deciso di organizzare un congresso, una conferenza o un meeting. Ti aspetta un percorso impegnativo, che culminerà in poche ore o qualche giorno e che alla fine, nonostante lo sforzo, ti lascerà comunque il desiderio di ricominciare e lavorare per il prossimo.

Premettiamo subito che CongressoTOP può aiutarti nell'organizzazione, gestione e automazione di molti aspetti del tuo evento. Le nostre soluzioni tecnologiche e i partner di estrema fiducia che ci accompagnano, potranno essere, se lo vorrai, la tua marcia in più per organizzare un evento che possa lasciare un buon ricordo a tutti i partecipanti.

In ogni caso, in questo articolo cercheremo di fornirti utili suggerimenti per partire sin da subito con il piede giusto nell'organizzazione del congresso. Ricorda che, anche se organizzare una conferenza è uno sforzo impegnativo, non sei il primo ad affrontarlo. Non c'è bisogno di reinventare la ruota. Si tratta di seguire alcuni passaggi specifici.

I passaggi che ti suggeriremo dovrebbero essere svolti in ordine cronologico, ma il tuo caso specifico potrebbe prevedere un ordine leggermente diverso, cerca dunque di adattare i nostri suggerimenti al tuo caso specifico.

1) La partenza

Dovresti iniziare a pianificare il meeting almeno sei mesi prima della data. Per conferenze più grandi, la pianificazione potrebbe iniziare con un anno di anticipo.

Il tempismo in questo ambiente è fondamentale. Organizzare e pubblicizzare l'evento con il giusto anticipo, ti permetterà di scongiurare il più possibile sovrapposizioni con altre iniziative simili. Inoltre, ti permetterà di coinvolgere i migliori relatori, dando loro il giusto preavviso

2) Il tema

Ogni grande conferenza ha bisogno di un tema.

Qual è il messaggio complessivo che trasmetteranno i tuoi relatori e qual è il punto chiave che dovrà attirare i partecipanti?

Il tema dipenderà certamente dall'ambito congressuale e bisognerà tenere in considerazione quali possano essere i principali interessi di settore. Tuttavia, l'argomento dell'evento dovrà essere accattivante, riconoscibile e suscitare una risposta emotiva.

Considera che il tema dell'evento potrebbe/dovrebbe generare curiosità, quindi discussione, anche prima dell'evento stesso.

Il tema sarà quindi il filo conduttore che guiderà tutto lo staff. Promozione, logo, gestione dei social media, comunicazioni alla stampa, brochure e più in generale tutta la comunicazione dovrà essere centrata sul tema scelto.

3) La tua squadra

Non pensare sia possibile organizzare una evento in solitaria. Anche l'evento più piccolo per essere di qualità e con ogni aspetto al top deve poter contare su una squadra di persone che possano concentrare la loro attenzione su aspetti specifici.

Avrai bisogno di un gruppo dedicato di persone che si assuma la responsabilità dei diversi aspetti inerenti l'organizzazione dell'evento.

Il gruppo dovrebbe essere suddiviso almeno nei seguenti team:

• Team amministrativo: Si occupa di definire il budget destinato all'intero evento e a disposizione dei vari team, gestisce e controlla le modalità di registrazione dei partecipanti e/o la vendita dei biglietti.
  Questa team deve avere sempre sotto controllo l'andamento finanziario dell'evento e fare per tempo le eventuali correzioni di rotta. Anche per questo motivo deve essere punto di riferimento per gli altri team e sarà anche il principale punto di contatto per le domande relative all'evento.
• Team di pianificazione e logistica: Si occupa di definire e prendere accordi circa la sede della conferenza; pianifica l'ordine e i tempi delle attività che si svolgeranno durante l'evento; si occupa della suddivisione degli spazi e del loro allestimento (arredo, floreale, ecc), gestisce le necessità inerenti trasporti, alloggi e ristorazione per gli ospiti, nonché del materiale che deve essere loro fornito (cartelle, badge. materiale promozionale).
  Nelle attività di pianificazione devono intendersi comprese tutte le attività da svolgere prima, durante e dopo l'evento da parte di staff e ospiti. Per esempio bisognerà stabilire quando e in che tempi bisognerà allestire la sala e le aree congressuali, quando e dove dovrà svolgersi il briefing delle hostess, tempi e modi per depositare e ritirare le attrezzature dei vari sponsor.
  Si occupa di coordinare il team di assistenza.
• Team di sponsorizzazione: È incaricato di contattare e coinvolgere gli sponsor, richiedere sovvenzioni e raccogliere fondi.
• Team scientifico: Seleziona e si interfaccia con i relatori definendo il tema conduttore dell'evento.
• Team di creativo/marketing: Il compito di questo team è quello di contattare i media, creare il materiale promozionale, generale attività e interesse sui social media.
• Team tecnologico: Si occupa di tutti gli aspetti tecnologici, informatici e di automazione delle procedure necessari per la realizzazione dell'evento.
  Gestisce la piattaforma informatica dedicata all'evento (sito internet, app, piattaforma dedicata)
  Verifica quali siano le migliori soluzioni tecniche per l'allestimento della location. In questo ambito si occupa anche del montaggio e della gestione tecnica durante l'evento.
  Assiste staff, speaker, sponsor e ospiti nella risoluzione delle problematiche tecniche che dovessero presentarsi prima, durante e dopo l'evento. 
• Team di assistenza (hostess o volontari): Questo gruppo interviene quasi sempre esclusivamente durante le giornate dell'evento. È importante che sia composto da un numero di persone sufficiente a garantire adeguata assistenza agli ospiti dell'evento. 
  Si occupa della gestione degli accessi, della scansione o verifica dei biglietti, tiene traccia della lista degli ospiti, presidia il guardaroba, guida le persone, ecc.

Circa la composizione di questi team è necessario fare alcune precisazioni.

• I team non devono in alcun modo essere intesi come compartimenti stagno, anzi l'interazione fra i diversi team è fondamentale per la buona riuscita dell'evento.
• Il team tecnologico dovrà confrontarsi costantemente con tutti gli altri team per verificare le necessità e aiutare nel semplificare e automatizzare i processi ripetitivi
• Il team amministrativo e di sponsorizzazione dovranno lavorare a braccetto e, per gli eventi più piccoli, possono essere anche accorpati.

In tutto questo il tuo compito sarà quello di coordinare i team, stabilire le priorità e delegare i compiti.

4) Il budget

La corretta gestione del budget è la chiave per la buona riuscita di un evento. Tutte le scelte devono essere pesate in funzione della disponibilità economica, avendo sempre sotto controllo dove vengono guadagnati e spesi i soldi.

A nostro avviso il modello migliore per la gestione del budget è quello della scalabilità. Questo sistema prevede di preparare più piani di budget previsionali secondo questo scherma:

• Piano di budget minimo: questo piano deve tenere in considerazione il minimo budget indispensabile per poter realizzare l'evento. È indispensabile trovare le risorse finanziarie previste da questo piano per poter svolgere il meeting secondo i vostri minimi standard di qualità. Fintanto che non sia possibile garantire il rispetto di questo piano di budget sarà impossibile realizzare l'evento
• Piani di budget a scalare: avendo come base il piano precedente, date un prezzo e una priorità alle cose in più che vorreste per il vostro evento, prevedendo per ogni singolo caso a quale team assegnare le relative risorse. Man mano che riceverete risorse economiche certe potrete sbloccare uno o più step.

L'esperienza e lo storico circa gli eventi passati, ti aiuterà certamente per avere, già in fase di programmazione, un quadro chiaro di quelle che sono le prospettive economiche di un evento.

Avere un budget aiuterà anche a stabilire il prezzo per la partecipazione alla conferenza.

Gestendo il tuo evento con la nostra piattaforma avrai a disposizione un completo modulo per la gestione del budget, ma qualora voglia elaborarlo autonomamente, ecco quali sono gli aspetti principali da tenere in considerazione:

• Luogo
• Struttura ricettiva
• Trasporto
• Ristorazione
• Gettone dei relatori
• Allestimenti e realizzazione delle attività
• Servizi tecnici
• Marketing
• Staff

Preparare un budget con stime realistiche sarà utile anche durante la ricerca di sedi e la negoziazione di contratti.

5) Sponsor e sovvenzioni

Se l'evento si finanzia esclusivamente con fondi aziendali o tramite la vendita di biglietti, questo passaggio può essere saltato. In caso contrario è importante iniziare al più presto la ricerca di sponsor, finanziamenti e più in generale, soluzioni che prevedano la raccolta di fondi.

Il primo passo è ricercare gli sponsor. Contatta prioritariamente quelli:

• che hanno già finanziato eventi simili
• che basano il proprio business su argomenti trattiti durante l'evento
• la cui comunicazione è attinente al tema dell'evento o ad alcuni dei suoi argomenti. 

Decidi in che modo gli sponsor potranno prendere parte alla conferenza e quando voce in capitolo avranno nell'organizzazione della stessa.

I fondi possono essere sia di tipo economico, che è sempre la cosa preferibile, si in termini di servizi. Per esempio si potrebbe coinvolgere nella sponsorizzazione un'azienda di catering o il service tecnico, che a fronte della promozione del proprio marchio all'interno dell'evento, presteranno la propria opera gratuitamente o comunque ad un prezzo adeguatamente scontato.

Approfondimenti: guida alle sponsorizzazioni degli eventi.

6) La data

Come già indicato al punto 1, la data di svolgimento della conferenza dovrebbe essere ad almeno 6 mesi di distanza dall'inizio dell'attività organizzativa.

L'impostazione della data sarà il punto fisso a cui guardare per pianificare e gestire al meglio i tempi dei vari passaggi necessari alla realizzazione dell'evento. Prevedere tempi ragionevoli e dare le giuste risorse di personale ai vari team sarà fondamentale per ottenere un congresso di qualità.

Ecco alcune grandi regole pratiche da tenere a mente quando si sceglie la data:

• Scegli una data che non sia in conflitto con altri eventi.
  Cerchiamo di evitare la sovrapposizione con altri eventi simili al nostro o comunque che possano competere in termini di attenzione
  In particolare è bene evitare concomitanze con eventi importanti. Questo genere di eventi rendono più costosa la prenotazione dei voli e generalmente ostacolano il trasporto da e verso la conferenza. 
• Evita i periodi di vacanza/ferie estiva o invernale, a meno ché l'evento non sia proprio funzionale al periodo stesso, come una cena degli auguri natalizia.
  Per i grandi eventi, le date migliori (a nostro avviso) sono comprese tra metà marzo e fine giugno o da inizio settembre a fine novembre.
  Se l'evento è invece destinato ad un numero piccolo di persone (fino a 100), si possono prendere in considerazione anche gli altri mesi, escludendo agosto e i classici giorni di vacanza scolastica.
• Le conferenze di grandi dimensioni non dovrebbero essere mai organizzate nei fine settimana (sabato e domenica), quelle più piccole possono prevedere al più il sabato mattina
  Considerate che per la maggior parte degli oratori e dei partecipanti, prendere parte ad una conferenza fa parte del proprio lavoro, quindi è bene pianificarla durante la settimana lavorativa.
• Se il luogo in cui si svolgerà la manifestazione è di interesse turistico, cerca di puntare ai giorni finali della settimana lavorativa, in modo che i partecipanti in viaggio abbiano la possibilità di trattenersi e visitare la città durante il loro tempo libero.

Altro aspetto da definire è la durata della conferenza.
L'esperienza suggerisce che per eventi con circa 300 partecipanti è opportuno prevedere due giorni interi. Conferenze più grandi e più approfondite possono prolungarsi ancora di più.

7) La sede e i trasporti

Definita la data possiamo iniziare a cercare le sedi disponibili che soddisfino le nostre esigenze.

Le location possono rientrare in tre categorie:

• Università - Musei - Luoghi istituzionali: Sono più adatti per eventi accademici. Hanno lo svantaggio di essere molto rigidi nella gestione degli allestimenti e nella scelta del personale. Il costo per poter svolgere l'evento in queste strutture è molto variabile, in alcuni casi è gratuito, in altri è davvero eccessivo rispetto ai servizi offerti.
• Alberghi: Sono la migliore scelta all-in-one poiché frequentemente dispongono di sale conferenza, catering proprio, alloggi e spazi espositivi per gli sponsor. 
• Teatri - Palazzi storici - Sedi indipendenti: questa categoria include tutti gli altri tipi di sedi che possono ospitare conferenze. Molti di questi sono specializzati in tipi specifici di eventi.

Nella scelta della sede, bisognerà tenere in considerazione anche i seguenti fattori:

• Dimensioni: La sala conferenze dovrà poter contenere il numero adeguato di persone.
  Un locale troppo piccolo, con spazi ristretti per ogni singolo partecipante è una pessima idea.
  D'altra parte una sede sovra dimensionata, non solo sarà più costosa, ma darà la percezione di una conferenza poco partecipata.
  Attualmente le sale conferenza sono omologate per un determinato numero di persone (anche n funzione della disposizione di tavoli e sedie), cerca una soluzione che preveda un 10% in più di posti a sedere rispetto ai partecipanti previsti.
• Atmosfera: È fondamentale che l'atmosfera della sala conferenze si adatti al pubblico e al tema di destinazione. Verifica quindi come è allestita e inizia a pensare all'eventuale allestimento per adeguarla alle tue necessità.
• Strutture: Verifica che la location disponga delle strutture di contorno necessarie alle necessità dell'evento, come ad esempio gli spazi per gli espositori o sale più piccole per la gestione di sessioni di lavoro.
• Sistemazione: La location fornisce alloggio o ci sono hotel nelle vicinanze?
• Ristorazione: Il catering è incluso o le società di catering esterne possono facilmente raggiungere e lavorare all'interno del locale? In caso negativo, ci sono ristoranti e caffè adatti nella zona?
• Trasporti: La location è facilmente raggiungibile mezzi pubblici? Ci sono abbastanza parcheggi per chi arriva con mezzi propri? In caso vi siano difficoltà sotto questo aspetto sarà necessario precedere dei servizi navetta e trovare convenzioni con parcheggi privati.
• Aspetti tecnici: Il locale dispone dell'attrezzatura tecnologica, audio e video adeguata? Considera che l'allestimento minimo prevede lo schermo di proiezione e relativo videoproiettore, microfoni e un adeguato impianto audio. Inoltre è opportuno che la sala abbia una connessione ad internet dedicata all'evento.
  Nella valutazione di questo aspetto è bene coordinarsi sempre con lo staff tecnico che troverà le soluzioni per colmarne le mancanze della sala e progettare un allestimento tecnico adeguato alle necessità dell'evento.
  Infine è bene prevedere nella sala o al suo esterno dei punti di ricarica per i partecipanti.
  

A corredo di tutti questi aspetti, valuta la possibilità di permettere la partecipazione all'evento anche da remoto. Questa modalità amplierà il pubblico che potrà prendere parte alla conferenza, influendo positivamente sui costi relativi ad alcuni degli aspetti elencati in precedenza (dimensioni della sala, sistemazione alberghiera, trasporti, ristorazione)

 

Approfondimenti:

• Le recezioni di alcune strutture in cui abbiamo lavorato
• Eventi ibridi. Moda o Opportunità?

8) Catering e altri fornitori

Quando la location non prevede il servizio di catering in loco, bisognerà coinvolgere fornitori esterni per espletare questo servizio.

Decidi che tipo di rinfresco vuoi offrire e quante pause saranno inserite nel programma dei lavori.
Indicativamente deve essere prevista almeno un'ora per il pranzo e 15-20 minuti per il coffee-break

Se il budget lo consente è sempre meglio prevedere un pranzo con un pasto caldo adeguato invece dei panini.

Concorda con il servizio catering con quanto anticipo bisognerà far conoscere il numero di partecipanti, di conseguenza imposta delle dead-line entro la quale i partecipanti potranno confermare la presenza a pranzo ed eventuali intolleranze.

Per gli eventi che durano più giorni potrebbe essere prevista una cena per tutti i partecipanti o solo per gli oratori. Ci si potrà orientare sulla sala ristorante della location (se disponibile) o prevedere un transfer verso un adeguato ristorante nelle vicinanze della sede.
Da tenere presente che le persone vorranno fermarsi qualche minuto in albergo prima di uscire per la cena, quindi il transfer dovrà passare a prendere gli ospiti presso le strutture in cui alloggiano.

Oltre ai servizi di ristorazione avrai bisogno di altri fornitori per la riuscita dell'evento. Ecco qualche suggerimento:

• azienda di decorazione floreale
• servizi transfer
• convenzioni con parcheggi privati
• fornitori di apparecchiature tecnologiche speciali (lettori di accesso, totem multimediali, led-wall)
• servizi fotografici
• agenzia hostess
• agenzia guide turistiche, qualora il programma preveda attività extra
• servizi di pulizia (in alcune strutture la pulizia iniziale/finale è a carico dell'organizzatore)

9) I relatori

Questo è uno dei passaggi più delicati nell'organizzazione di un conferenza.

I relatori sono i protagonisti, per persone vorranno partecipare all'evento per ascoltarli e ricevere un'esperienza professionale di qualità.

Il team scientifico dovrebbe stilare un elenco dei relatori che si intendono invitare all'evento. Questo elenco dovrebbe essere anche più lungo rispetto alle reali esigenze, così da garantire le opportune sostituzioni in caso di rifiuto di alcuni a partecipare. 

In collaborazione con il team logistica verranno invitati prima i relatori di grande nome. La partecipazione alla conferenza di qualcuno molto conosciuto e rispettato nel campo, aumenterà la tua credibilità agli occhi di altri potenziali oratori e li renderà più propensi ad accettare l'invito.

Contemporaneamente all'invito o in seguito all'accettazione dello stesso, bisognerà affrontare alcune questioni. Eccone alcune:

• Compenso: è necessario definire se il relatore avrà diretto ad un compenso (anche di tipo non economico) per la sua partecipazione all'evento
• Documentazione: per alcune tipologie di eventi, la partecipazione di un relatore ad un evento è possibile solo a fronte della sottoscrizione di alcuni accordi fa le parti o altri tipi di documenti (lettera d'incarico, conflitto di interessi, altro).
• Attrezzatura di supporto: chiedete se per effettuare la loro relazione hanno necessità di strumentazione di supporto.
• Necessità speciali: concordate le speciali necessità di cui dovessero avere bisogno. Come la preferenza del volo aereo o eventuali intolleranze alimentari.

Man mano che gli inviti vengono accettati si potranno riempire gli spazi nel programma assegnando ad ogni relatore la migliore fascia oraria.

Suggerimento: Considera di reclutare alcuni oratori locali. Risparmierai su trasporti e pernottamenti e coinvolgerai maggiormente le persone del posto a partecipare.

10) Il programma dell'evento

Finalmente l'evento sta iniziando a prendere forma. È ora di assemblare i pezzi e modellarli modellarli in un'agenda dettagliata. Il nostro obbiettivo è avere un programma, il più definitivo possibile, con almeno quattro mesi di anticipo rispetto all'inizio della conferenza.

L'obiettivo principale della conferenza è quello di ispirare le persone ed espandere i loro orizzonti (professionali o personali). Per questo è necessario comprendere a fondo le aspettative dei partecipanti e quali sono le migliori modalità per permettere loro di assorbire le idee discusse.

Prepariamo l'agenda iniziando con un discorso programmatico e concludendo con un intervento che definisca ciò che si è affrontato durante l'evento, tracci le linee guida per il futuro circa l'argomento trattato e proponga l'appuntamento alla edizione successiva (se prevista).

Il programma interno potrà essere composto in diversi modi.
In funzione del metodo più efficace di apprendimento e coinvolgimento che intendiamo offrire possiamo prevedere:

• Sessione plenaria con oratori in sequenza
• Spazio per discussione
• Sessioni pratiche
• Workshop con numero di partecipanti limitato
• Attività di networking
• Team building
• Quiz interattivo

Alcune di queste opzioni prevedono sessioni parallele, lasciando facoltà ai partecipanti di decidere a quali prendere parte.

11) Iscrizione e registrazione dei partecipanti

Anche il programma è pronto. Ora le persone devono iscriversi.
Non solo dobbiamo convincerle a farlo, ma dobbiamo rendere il più semplice possibile la modalità per farlo.

La scelta di base è quella di creare un sito web della conferenza: n questo sito si dovrà prevedere come minimo:

• Un dominio appropriato (es. www.ilmiocongressotop.it)
• Dettagli da sapere sulla conferenza (dove, quando, chi, cosa, perché)
• Calendario - Programma della conferenza
• Modulo di registrazione dove le persone possono iscriversi o acquistare i biglietti. Evitate soluzioni che prevedono la stampa e l'invio di documenti, preferendo sistemi automatizzati.

Procedendo con la definizione dell'evento sarà possibile aggiungere tutto il materiale informativo e di marketing necessario.

Se ti mancano le risorse per fare un sito web dedicato, l'altra opzione è quella di rivolgerti a soluzioni di terze parti come CongressoTOP, che ti forniscono ad un costo ragionevole, tutto il necessario per realizzare una pagina web dedicata al tuo evento, con il modulo di registrazione e tutti gli automatismi necessari a rendere il tuo evento di grande qualità.

12) Promozione e marketing

Relativamente a questo aspetto, sicuramente uno degli aspetti principali sarà il prezzo della quota di partecipazione.

Se la partecipazione è gratuita, tutti i fondi dovranno provenire dalle sponsorizzazioni.

Se invece è a pagamento è consigliabile quotare l'ingresso ad una cifra ragionevole in funzione dell'importanza dell'evento e dei relatori presenti. È importante stimare correttamente e tenere nella giusta considerazione l'incasso previsto, considerando che se da un lato questo servirà a coprire i costi, d'altro canto, una cifra troppo elevata potrebbe lasciare molti posti liberi in sala.

Potrebbe essere interessante diversificare la quotazione un funzione del partecipante o del tipo di partecipazione. Per esempio si potrebbe prevedere di fare pagare una cifra inferiore agli studenti, o a chi segue l'evento da remoto, o fornire dei benefit spendendo una quota superiore, come l'accesso ad un firma copie, materiale formativo supplementare, l'accesso ad una piattaforma in cui sarà possibile rivedere gli interventi.

Se l'evento è ricorrente, il successo delle edizioni precedenti sarà la principale cassa di risonanza per far desiderare di partecipare al convegno.

Ma oltre al passaparola generato dalle edizioni precedenti è bene programmare una campagna di promozione e marketing che possa raggiungere il numero maggiore di potenziali partecipanti.

Promozione Off-Line

• Prevedi la stampa di volantini o opuscoli da diffondere nel luoghi in cui i possibili partecipanti sono numerosi, come università, ospedali (per eventi medici), circoli tematici, altri eventi o fiere
• In alcuni dei luoghi precedentemente elencati potrebbe essere opportuno affiggere dei manifesti o delle locandine.
• In tutti i casi bisogna prevedere uno spazio in cui indicare il link al sito internet dell'evento o alla scheda di iscrizione
• Se hai l'opportunità promuovi l'evento attraverso i giornali locali, non è per forza necessario fare una pubblicità vera e propria, è molto meglio riuscire a farsi pubblicare un articolo che parli della manifestazione evidenziandone i punti di forza.

Promozione On-Line

In questo caso ci sono numerosi modi per promuovere l'evento con budget relativamente modesti.

Sito Internet - Pagine Internet

Sicuramente il primo passo è quello di creare una pagina web o un sito internet dell'evento.

L'ideale è creare un sito internet completo, con un dominio dedicato all'evento, del tipo www.nomeevento.it. Questa possibilità, sebbene più costosa della successiva, è preferibile per gli eventi importanti.

Se l'evento è meno importante è possibile creare una semplice pagina web all'interno di un sito già esistente, per esempio quello aziendale (se l'evento è organizzato da un azienda) o personale se è organizzato da una singola persona. 

Quale che sia la vostra scelta (sito internet o pagina singola) ricordate di inserire un bel pulsante che permetta di iscriversi all'evento.

Se vuoi il nostro aiuto per realizzare un sito web o una pagina evento, comprensiva anche di modulo di iscrizione contattaci per ricevere una nostra consulenza.

Social Network

Dopo aver creato il sito o la pagina promuovi il tuo evento sui social network.

La promozione sui Social Network può prendere essenzialmente due strade, quella della visibilità organica (gratuita) dei contenuti promozionali e quella sponsorizzata (a pagamento).

Per far conoscere l'evento in maniera organica è opportuno pubblicare contenuti interessanti con riferimento agli eventi su pagine frequentate dal pubblico in target.

Pubblicare sulla propria pagina personale è utile se il pubblico di riferimento sono i vostri amici, ma tranne casi particolari potrebbe essere irrilevante.

Promuovere un evento tramite campagne a pagamento è probabilmente la scelta migliore. In questo caso sarà possibile programmare la pubblicità in modo da raggiungere le persone in target in maniera molto più precisa.

Incoraggia i relatori a promuovere la conferenza presso il loro pubblico sui propri canali. Hanno un interesse acquisito nel farlo e possono esporre la conferenza a persone che hanno maggiori probabilità di essere interessate.

Prendi in considerazione un hashtag accattivante che puoi utilizzare ogni volta che pubblichi post sulla conferenza imminente e che gli interessati possano utilizzare per condividere le proprie esperienze relative all'evento.

Agenzia di organizzazione Eventi

Se vuoi trasformare la tua passione nell'organizzare eventi in un lavoro (se sei già un'agenzia probabilmente tutti questi consigli saranno superflui), struttura un sito internet aziendale e pubblica tutti gli eventi sul tuo sito. 

Crea inoltre delle community di appassionati agli argomenti degli eventi che organizzi così da poterli tenere aggiornati tramite Mailing List o pagine social.

Comunicati stampa

Invita i giornalisti all'interno della tua nicchia prescelta per coprire, e magari anche partecipare, alla conferenza.

Quando si contattano i media, è meglio mantenere la presentazione semplice e breve (fino a una pagina), rispondendo alle 5 domande fondamentali: chi, cosa, quando, dove e perché.

13) Pianificazione in loco

Il sopralluogo sul luogo dell'evento è indispensabile per verificare in che modo realmente i partecipanti vivranno l'evento.

Ecco solo alcune delle domande a cui cercare una risposta:

• Ci sarà un guardaroba?
• Chi aprirà le porte e scannerizzerà i biglietti?
• Quale locale verrà utilizzato per l'evento principale?
• Quali stanze devono essere riservate per le sessioni di breakout?
• Dove verrà servito il rinfresco?
• Avrai un'area espositiva in cui sponsor e fornitori possono allestire uno stand?

Il modo migliore per farlo è esaminare l'agenda della giornata e mettersi nei panni dei partecipanti. Prova a immaginare come agiranno quel giorno e quali bisogni potrebbero avere.

Controllando le cose di persona sei molto più preparato ad affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere il giorno della conferenza. 

Il sopralluogo servirà anche agli altri componenti dello staff per verificare quanto di loro competenza.

14) Il grande giorno

Il grande giorno è finalmente arrivato!

Se tutti i passaggi precedenti sono stati svolti correttamente non ci sarà nessun problema.

Ma nulla è mai perfetto e la supervisione dell'organizzazione è indispensabile affinché gli imprevisti possano essere risolti nel migliore dei modi.

Uno staff esperto risolverà in autonomia la maggior parte dei problemi sia in segreteria che negli aspetti tecnici, ma anche con lo staff migliore del monto il tuo telefono dovrà essere sempre acceso e disponibile.

Ecco alcune situazioni che potrebbero richiedere la tua attenzione:

• Sostituire un relatore o decidere sul da farsi in caso di eventuali cancellazioni dell'ultimo minuto
• Accogliere i relatori principali e presentarli fra loro.
• Assicurarsi che vengano rispettati i tempi
• Raccogliere il feedback dei partecipanti
• Comunicare con giornalisti
• Supervisionare l'intero evento alla ricerca delle imperfezioni da migliorare negli eventi futuri

Goditi l'evento.

15) Follow-up

"Grazie a tutti"

Ringrazia tutti coloro che hanno reso possibile l'evento per gli sforzi profusi nella realizzazione e gestione.

"Prepara il terreno per il futuro"

Mantieni i contatti con tutte le persone coinvolte: relatori, volontari, fornitori e, ovviamente, partecipanti. Ci sono buone probabilità che questa non sia la tua ultima conferenza, quindi è bene coltivare tutte le connessioni che hai stabilito.

"Raccogli feedback"

Questa è l'occasione perfetta per ascoltare cosa pensano le persone della conferenza e cosa si potrebbe fare meglio in futuro.

Il modo più semplice per raccogliere input è inviare a tutti via email un collegamento a un sondaggio online. Mantienilo relativamente breve e concentrati su alcuni temi principali:

• Cosa è piaciuto maggiormente?
• Come sono valutati i diversi elementi che hanno composto l'evento (presentazioni, rinfreschi, location, ecc.)?
• Cosa si suggerisce di cambiare o /migliorare?

Effettua questa operazione entro pochi giorni dalla fine dell'evento, mentre la conferenza è ancora fresca nella mente di tutti. Le persone hanno impegni e una capacità di attenzione limitata, quindi non aspettare troppo a lungo per metterti in contatto.

"Social e Comunicato Stampa"

Per finire, fai sapere a tutti com'è andato l'evento inviando un comunicato stampa.

Utilizza anche i canali social utilizzati durante la fase di promozione per far vedere quanto sia stato bello l'evento. Potrebbe essere l'occasione di incuriosire maggiormente chi è stato assente e trovare nuove persone interessate. 

Approfondimenti:

• Customer satisfaction. Come misurare la soddisfazione dei clienti

Possiamo esserti utili?

Ora hai un'idea molto migliore su come organizzare una conferenza e quali sono i passaggi chiave.

CongressoTOP può aiutarti in tutte le fasi di organizzazione dell'evento grazie al personale altamente qualificato e la piattaforma per l'automazione dei processi.

Ogni pagina dell'evento su CongressoTOP è progettata per essere perfettamente fruibile su tutti i dispositivi: cellulare, tablet o computer. La piattaforma ti permette di gestire in maniera semplice le iscrizioni e la gestione complessiva dell'evento.

Contattaci per sapere in quanti modi possiamo aiutarti e se pensi ci siano ulteriori suggerimenti che possono essere utili scrivili nei commenti, aumentando insieme il valore di questo articolo.

Non ci resta che augurarti Buona fortuna per la tua conferenza!

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