In questi ultimi 2 anni abbiamo conosciuto gli eventi on-line. Ora, man mano che gli eventi dal vivo riacquistano vigore, gli organizzatori possono affidarsi alla tecnologia dei meeting virtuali, per aumentare le possibilità di partecipazione. Questa opportunità ha reso l'argomento degli eventi ibridi molto interessante.
Secondo recenti studi statistici, il 73% degli organizzatori di eventi ritiene che le manifestazioni di tipo ibrido saranno abbastanza comuni in futuro, incidendo sul modo in cui queste vengono pianificate e ospitate. È chiaro quindi che gli eventi ibridi devono essere inclusi nel portafoglio di possibilità di ogni agenzia del settore congressuale.
Se da un lato è quindi chiaro che l'adozione di strategie per eventi ibridi è un must per il futuro, in molti si stanno ancora domandando su quali siano i modi per realizzarli con successo.
In questo articolo cercheremo di spiegare cosa è un evento ibrido, quando è opportuno implementarlo per la nostra manifestazione e quali tecnologie utilizzare.
Cosa è un evento ibrido?
In realtà gli eventi ibridi sono molto più longevi di quanto si possa immaginare.
Un esempio di evento ibrido è la classica partita di calcio, in cui alcune persone vivono lo spettacolo dal vivo, mente altre lo osservano in televisione.
Basandoci su questo evento, prima di proseguire, come esperimento mentale, provate a pensare quali sono le differenze fra l'esperienza che vive il pubblico allo stadio e quello dietro uno schermo televisivo. Fate questo esercizio anche in funzione di come si sono evolute le due forme di spettacolo nel tempo.
Con questo esempio comprendiamo che, anche se fuori dal nostro radar, gli eventi ibridi, anche di tipo congressuale, esistevano già prima della pandemia. Tuttavia, questi primi esperimenti ibridi risultavano privi di opportunità di coinvolgimento per i partecipanti virtuali, rendendo l'esperienza poco brillante per tutti coloro che non si trovavano fisicamente presenti.
In passato l'evento ibrido era inteso proprio come lo spettacolo televisivo, in cui il partecipante da remoto era più che altro uno spettatore.
Oggi, chi organizza eventi ibridi, deve garantire una qualità di partecipazione simile, sia per chi è presente fisicamente, che per chi si collega dal proprio dispositivo.
Una strategia per gli eventi ibridi
Cosa significa ibrido per la tua agenzia?
Prima di immergersi nella programmazione di un evento ibrido, bisogna chiedersi in che modo si desidera che i partecipanti vivano la manifestazione.
Possiamo ragionare su questi punti:
- Le sessioni del congresso sono pianificate e orientate principalmente verso i partecipanti di persona?
- Lo spazio della sala congressuale è adeguato al numero di partecipanti previsto?
- Abbiamo interesse nel permettere la partecipazione all'evento anche a persone che, per qualche ragione, hanno difficoltà a raggiungere la sede congressuale?
- La nostra azienda è coinvolta nei valori dell'ecosostenibilità?
- I contenuti che verranno somministrati durante l'evento sono sviluppati per consentire la partecipazione online?
Oltre questi spunti di riflessione, la programmazione di un evento ibrido è anche un ottimo piano B, qualora, si presentassero improvvisamente condizioni tali da non garantire la salute e la sicurezza dei partecipanti e del personale, con il rischio di annullare l'evento. Ricordate di aggiungere clausole sull'argomento anche nei contratti con i partner commerciali della manifestazione
Prendere coscienza e definire cosa significa ibrido per la tua agenzia è il primo passo verso la pianificazione di un evento di grande impatto e determina se questo genere di soluzione ha senso per la tua organizzazione.
Torniamo all'esempio della partita di calcio.
Se una partita fosse trasmessa utilizzando una sola telecamera e senza telecronaca, la visione da casa sarebbe davvero deludente e probabilmente il giro d'affari del settore non sarebbe così florido.
Oggi invece l'esperienza di chi vede una partita "da remoto" è molto differente da quella vissuta allo stadio, ma entrambe le formule di partecipazione offrono vantaggi e coinvolgimento.
Vedere una partita di calcio da casa significa:
- Non fare molti chilometri per raggiungere lo stadio
- Organizzarsi con gli amici per una visione di gruppo
- Vedere la partita da diverse angolazioni e prospettive
- Ascoltare un commento professionale e coinvolgente
- Ascoltare le reazioni a caldo e le interviste da bordo campo
a questi primi argomenti se ne potrebbero aggiungere altri.
Questo esempio, ci permette di comprendere come anche lo spettacolo televisivo, nel quale si è spettatori passivi, cerchi in tutti i modi di coinvolgerci e destare emozioni. Pertanto, un evento che si propone come ibrido deve essere programmato per far sentire il partecipante da remoto parte attiva della manifestazione.
Ecco qualche suggerimento per rendere la partecipazione da remoto più interattiva e dinamica:
- Trasmetti quanto accade durante l'evento con almeno 2 o 3 telecamere e una buona regia video, così da dare dinamicità allo streaming.
- Tieni in considerazione le domande che arrivano dal pubblico in remoto
- Prevedi sondaggi e/o sessioni in gamification per coinvolgere contemporaneamente di partecipanti in presenza e on-line.
- Crea il foto-album dell'evento.
- Permetti gli incontri 1:1 di tutti i partecipanti
- Utilizza i social media per alimentare l'hipe intorno all'evento.
Quale tecnologia utilizzare?
La pianificazione degli eventi è già abbastanza stressante e il tuo tempo dovrebbe essere speso per svolgere un lavoro di qualità, invece di gestire anche la parte prettamente tecnica.
In ambito tecnologico, le opzioni strumentali sono sovrabbondanti e la difficoltà sta proprio nel sapere individuare quali risorse funzioneranno meglio per il tipo di evento ibrido che hai in mente.
Molte agenzie si sentono a proprio agio con le procedure operative standard, la tipica video conferenza su Zoom, Meet (di Google) o Teams (di Microsoft). Ma con gli strumenti giusti, il tuo evento può trarre vantaggi e opportunità precedentemente sconosciute, acquisendo il giusto valore.
CongressoTOP, con le sue soluzioni personalizzate, può offrirti la tecnologia più innovativa per garantire un servizio completo per i tuoi eventi, siano essi di persona, virtuali o una combinazione dei due.
Lavorare con una piattaforma di gestione degli eventi ibrida di alto livello non è solo un vantaggio le agenzie, ma ormai una necessità. CongressoTOP può concretamente aiutarti nel creare una infrastruttura flessibile e scalabile proiettata a rendere memorabili i tuoi eventi
Conclusioni
Quali pensi siano le limitazioni degli eventi ibridi e quali i punti di forza?
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