WhatsApp Business: Nuove opportunità per una interazione vincente.

In questo articolo parleremo dell'applicazione gemella di WhatsApp, rilasciata da poco, e dedicata al mondo business.


Come è possibile notare dalla prima immagine, allo stato attuale, le differenze grafiche sono davvero minime e anche le funzioni di base sono le medesime.
Per questo motivo non ci addentreremo in tutte le caratteristiche che sono comuni alle due applicazioni. Ci concentreremo sulle funzioni dedicate al mondo business e il modo in cui utilizzarle al meglio.

Novità.

Prima di proseguire con la parte più tecnica dell'articolo, vogliamo rivelarvi subito quelle che sono le principali novità e differenze rispetto all'applicazione classica.
Numeri di telefono: Con WhatsApp Business sarà possibile registrarsi anche con un numero di telefono fisso.
Profilo Aziendale: Il profilo aziendale ci consente di inserire alcune informazioni utili per consentire ai contatti di trovarci facilmente.
Etichette: Ogni singola Chat, Gruppo,  Broadcast o singolo messaggio, potranno essere contrassegnati con etichette personalizzabili, per gestire al meglio il proprio flusso di comunicazione.

Istallazione e Configurazione.

L'applicazione WhatsApp Business si istalla dall'App store del proprio dispositivo ed è rappresentata  da un'icona simile a quella di WhatsApp classico, ma con al centro una B di colore bianco. Fai attenzione ad eventuali imitazioni: l’applicazione ufficiale è sviluppata da WhatsApp Inc.


La prima cosa che bisogna fare per incominciare a utilizzare WhatsApp Business è configurare il proprio numero di telefono con questa speciale versione dell’applicazione di messaggistica istantanea. Per fare ciò, avvia l’applicazione ed effettua insieme a me la procedura di configurazione guidata.

All’apertura dell’app, la prima cosa da fare è accettare i termini e le condizioni del servizio; premi quindi sul pulsante Accetta e continua per passare alla fase successiva. Adesso dovrai inserire e verificare il numero di telefono che desideri associare a WhatsApp Business.



Tieni presente che puoi utilizzare anche il numero di telefono fisso della tua azienda e che puoi utilizzare contemporaneamente, sul tuo dispositivo, sia WhatsApp che WhatsApp Business. In quest’ultimo caso però ciascuna applicazione dovrà essere collegata ad un numero di telefono differente. Non puoi quindi utilizzare sullo stesso numero WhatsApp e WhatsApp Business.

Per effettuare la verifica del numero di telefono, scegli il prefisso internazionale e digita il tuo numero di telefono.

Premi quindi sul pulsante Avanti e, qualora il tuo numero di telefono risulti già stato associato a WhatsApp, ti verrà richiesto di trasferire il tuo numero di telefono da WhatsApp a WhatsApp Business.

Scegli come ottenere il codice di conferma, tramite un SMS o una chiamata vocale. Quest'ultima opzione è indispensabile si associa un numero di telefono fisso.


Dopo la verifica del numero, se stai trasformando un account classico in versione Business, verrà effettuata una ricerca per verificare se esiste un backup delle tue vecchie conversazioni (attenzione, i file di backup vengono conservati in un account google o icloud, pertanto, se vuoi recuperare le conversazioni, assicurati che lo smartphone in cui stai istallando l'applicazione sia abbinato alla stessa utenza google o icloud), potrai scegliere se ripristinare le vecchie conversazioni o ignorarle, in questo caso non saranno più recuperabili.

L'ultimo passaggio sarà quello di indicare il nome della tua attività. Digitalo quindi in corrispondenza della schermata Info dell’attività. Tieni presente che, una volta impostato, il nome dell’attività non potrà più essere modificato.

Usare WhatsApp Business.

Vediamo dunque quali sono le differenti funzioni delle due applicazioni



  • Nuovo Gruppo funziona in maniera analoga alla versione classica
  • Nuovo Broadcast funziona in maniera analoga alla versione classica
  • Etichette è una novità peculiare della versione Business
  • WhatsApp Web funziona in maniera analoga alla versione classica
  • Messaggi Importanti funziona in maniera analoga alla versione classica 
  • Impostazioni ha delle similitudini con la versione classica, ma anche diverse novità. 

Impostazioni


Come in precedenza vediamo le differenze al menù impostazioni.
In realtà l'unica aggiunta è "impostazioni attività" che ci consente di gestire in maniera ottimale il nostro profilo Business.

Le possibilità che ci vengono proposte sono:

  • Profilo
  • Statistiche
  • Messaggio d'assenza
  • Messaggio di benvenuto
  • Risposte rapide

Profilo

Questa opzione ci permette di definire le informazioni aziendali.

Sarà possibile:

  • inserire un'immagine che ne rappresenti l'identità;
  • impostare l'indirizzo;
  • scegliere una categoria fra quelle disponibili;
  • descrivere meglio l'attività;
  • indicare gli orari di apertura;
  • indicare l'e-mail aziendale;
  • indicare uno o più siti aziendali.

Va da se che il numero di telefono e il nome dell'azienda li abbiamo già impostati in fase di istallazione.



L'utente che dovesse guardare il profilo aziendale vedrebbe qualcosa di questo genere

Statistiche

Le statistiche attualmente ci danno relativamente poche informazioni.
Quanti messaggi sono stati inviati, quanti consegnati, quanti letti e quanti ricevuti.

Messaggio d'assenza

Questa opzione ci permette di impostare un messaggio automatico che verrà inviato alle persone che ti contatteranno tramite WhatsApp Business, quando non si è disponibili disponibile (orari di chiusura dell'attività).

Per attivare il messaggio d’assenza, bisogna attivare l'opzione spostando il cursore da OFF a ON.
A questo punto potrà essere personalizzato il messaggio che verrà inviato a coloro che ti scriveranno quando non sei disponibile su WhatsApp Business.

L'opzione "orario" permette di scegliere le modalità di invio del messaggio d’assenza:
  • Invia sempre: Viene inviato un messaggio automatico non appena le persone ti contatteranno
  • Orario personalizzato: sarà possibile indicare degli orari predefiniti in cui verrà inviato ai tuoi clienti un messaggio automatico.
  • Al di fuori degli orari di apertura: Invia il messaggio utilizzando come riferimento gli orari impostati nel profilo. 

Messaggio di benvenuto

Il messaggio di benvenuto dovrà essere attivato in maniera analoga al messaggio d'assenza spostando il cursore da OFF a ON.
In questo caso il messaggio che verrà impostato sarà inviato in automatico alle persone che ti contattano per la prima volta su WhatsApp Business oppure dopo 14 giorni di inattività.

Risposte rapide

Le risposte rapide sono un mezzo utilissimo per velocizzare alcuni processi di risposta
Utilizzando le risposte rapide, si potranno creare delle parole chiave che ti permetteranno di inviare velocemente un messaggio che scrivi di frequente.

Per esempio, impostando come risposta rapida /grazie, potrai inviare velocemente un messaggio di ringraziamento; oppure attraverso la risposta rapida /contatti puoi indicare gli orari di apertura e di chiusura della tua attività.

Per personalizzarle e aggiungerne di nuove basta premere sul pulsante "+" e inserire quello che si ritiene opportuno.

Nel campo di testo Messaggio bisognerà inserire il messaggio che vuoi inviare, mentre in Collegamento rapido bisognerà scrivere la parola chiave, dopo il simbolo (/).

Etichette

Altra novità rispetto all'applicazione classica, è la possibilità di inserire delle etichette per organizzare i tuoi contatti e i messaggi, così da ritrovarli più facilmente.

Aggiungere un'etichetta

Tocca e tieni premuto un messaggio o una chat; quindi scegli Etichetta,  infine seleziona una o più etichette pre-esistenti o crearne una nuova.

Attenzione è possibile creare al massimo 20 etichette.

Trovare contenuti etichettati

Per trovare tutti i contenuti associati a un'etichetta bisogna andare nel menù principale, selezionare Etichette, scegliere quella desiderata e quindi visionare i contenuti.

È possibile anche cercare i contenuti etichettati con la funzione di ricerca digitando # seguito dal nome dell'etichetta.

Strategie di utilizzo.

Infine ecco qualche consiglio sulle strategie di utilizzo di questa app.

Quale numero abbinare?

La prima cosa da valutare è quella di utilizzare come numero di registrazione un numero fisso, un numero mobile o trasformare il vostro attuale account WhatsApp da classico a Business.
La risposta dipende dalle abitudini pregresse dei vostri clienti e quale numero hanno memorizzato in rubrica.

Vediamo qualche casistica:
  • Ci sentiamo di escludere categoricamente la scelta di trasformare il proprio numero personale in un account business, tale scelta non è infatti reversibile e prevedendo un percorso futuro molto differente fra le due applicazioni è meglio tenere distinta la propria linea personale con quella business (così da poter cogliere i vantaggi di entrambe le soluzioni)
  • Se avete già un numero aziendale che usate con WhatsApp Classico, senza dubbio lo potrete trasformare nella versione Business.
  • Se attualmente non avete un numero mobile dedicato aziendale e i vostri clienti vi chiamano principalmente sul numero fisso, la soluzione migliore è abbinare WhatsApp Business al numero fisso. Questo darà inoltre il vantaggio di poter istallare entrambe le applicazioni su un unico dispositivo (WhatsApp Classico e WhatsApp Business) così da poter controllare entrambe le linee. Inoltre con questo sistema potrete ricevere telefonate WhatsApp direttamente sul vostro dispositivo mobile.
  • Se siete una nuova attività, con numeri di telefono ancora da definire, potrete scegliere come meglio credete. Considerate però che abbinando WhatsApp Business ad un numero fisso, potrete avere entrambe le applicazioni su un unico smartphone, in caso contrario (se sceglierete un numero mobile) dovrete dotarvi si un secondo telefono (oppure di un telefono con doppia sim).

Come comunicare con i clienti?

Chiaramente WhatsApp è intrinsecamente legato alla comunicazione.
In questa nuova versione per il mondo Business restano validi tutti i principi per evitare di molestare i vostri interlocutori.

Usate questo strumento per dare comunicazioni utili per chi le riceve.
Ecco qualche esempio:
  • Una scuola può usarlo per dare comunicazioni ai genitori e per ricevere richieste.
  • Un negozio può usarlo per informare sulle novità in arrivo o su saldi in corso
  • Una attività può comunicare lo svolgersi di particolari eventi di interesse.
  • Un professionista può comunicare con gruppi o singoli circa l'avanzamento di un lavoro senza compromettere la sua vita privata.
  • ...
Le possibilità sono davvero tante.
Principalmente avrete la possibilità di separare la vita lavorativa da quella privata, avvantaggiando contemporaneamente la riconoscibilità del vostro marchio.

Avvertire i clienti di questa nuova possibilità di contatto.

Prima di mandare messaggi indiscriminati a tutti i numeri della vostra rubrica, date la possibilità ai vostri clienti di iscriversi alla ricezione dei vostri bollettini e al nuovo modo per ricevere informazioni.

L'ideale è distribuire un volantino che dia le giuste informazioni. 
In questo link riportiamo, come esempio, la nostra comunicazione.

Cosa ci aspetta in futuro

Al momento non sono poi tantissime le funzioni business messe a disposizione da questa versione di WhatsApp, ma si vedono all'orizzonte molte interessanti implementazioni. Fra queste quella molto attesa prevede la possibilità di effettuare scambi commerciali attraverso le chat di whatsApp.
Aspettate importanti aggiornamenti entro breve.


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