Come organizzare una riunione o un webinar Zoom con iscrizione obbligatoria

Perché utilizzare il sistema di iscrizione di Zoom

Quando organizzi un incontro online, può essere utile sapere in anticipo chi intende partecipare. Il sistema di iscrizione integrato in Zoom permette di raccogliere i dati dei partecipanti attraverso un modulo e gestire l’approvazione delle richieste.

È una soluzione pratica per incontri informativi, presentazioni, seminari e attività formative con esigenze di iscrizione semplici. La persona compila il modulo e, dopo l’approvazione, riceve le indicazioni per collegarsi.

Due link diversi, due funzioni diverse. Il link di iscrizione si può pubblicare sul sito, inviare via email o inserire in un QR code. Il link personale di accesso viene invece assegnato al singolo iscritto: va conservato e non inoltrato ad altre persone.

Le immagini di questa guida mostrano il percorso per una riunione. Per i webinar il principio è lo stesso, ma alcune schede e funzioni cambiano: le differenze sono indicate nei passaggi corrispondenti. Le scelte consigliate sono un punto di partenza per un evento aperto al pubblico, non impostazioni obbligatorie per ogni situazione.

1. Scegli tra riunione e webinar

Prima di partire, chiediti come dovrà svolgersi l’incontro: vuoi una conversazione tra partecipanti oppure un evento con relatori e pubblico?

Riunione: è la scelta da valutare per gruppi di lavoro, lezioni interattive e incontri nei quali prevedi interventi dei partecipanti.
Webinar: è la scelta da valutare quando vuoi distinguere chi presenta da chi assiste e organizzare gli interventi del pubblico attraverso la moderazione.

Per attivare l’iscrizione nelle riunioni serve un organizzatore con licenza Zoom Workplace su un piano idoneo, come Pro o superiore; il solo account gratuito non basta. Per i webinar serve anche l’abilitazione Zoom Webinars.

Accedi al portale web di Zoom dal browser. Nel menu a sinistra scegli Riunioni e poi Pianifica una riunione. Se stai creando un webinar, apri Webinar e scegli il relativo comando di pianificazione.

Menu Zoom con Riunioni, Webinar e pulsante Pianifica una riunione — Figura 1 — Il punto di partenza è il portale web di Zoom.

2. Pianifica l’evento e attiva l’iscrizione

Compila i dati principali prima di passare alle opzioni:

Argomento: scrivi il titolo dell’evento. Meglio un nome riconoscibile, come “L’intelligenza artificiale in medicina”, rispetto al generico “La mia riunione”.
Descrizione: aggiungi poche righe su contenuti, destinatari ed eventuali indicazioni organizzative.
Quando: imposta data e ora. Se vedi il formato a 12 ore, controlla AM e PM: le 18:00 corrispondono alle 6:00 PM.
Durata: inserisci il tempo previsto dal programma.
Fuso orario: per un evento con orario italiano seleziona Roma e ricontrolla l’orario nel riepilogo.
Iscrizione: seleziona Obbligatorio. È questa la casella che attiva il modulo.

Nelle riunioni seleziona inoltre Genera automaticamente per l’ID: l’iscrizione richiede un ID generato per l’evento, anziché quello della stanza personale. Salva la pianificazione.

Pianificazione Zoom: data, orario e casella Iscrizione obbligatoria — Figura 2 — Attiva “Obbligatorio” nella sezione Iscrizione prima di salvare.

Se l’evento prevede più appuntamenti

Per un solo incontro lascia disattivata la ricorrenza. Per una serie di appuntamenti con iscrizione, scegli date definite e valuta queste alternative:

Una sola iscrizione per tutti gli appuntamenti: consigliata per un percorso che vuoi far seguire per intero.
Un’iscrizione per ciascun appuntamento: utile se gli incontri sono indipendenti.
Una sola iscrizione con scelta degli appuntamenti: utile per lasciare a ciascuno la selezione delle sessioni di interesse.

Iscrizione e autenticazione sono due cose diverse. L’iscrizione raccoglie i dati nel modulo. L’autenticazione richiede anche l’accesso a un account, eventualmente con specifici requisiti. Per un evento pubblico suggeriamo di non aggiungere questo passaggio, salvo necessità organizzative. Per un incontro interno può invece essere utile limitarlo agli account autorizzati.

3. Individua il link di iscrizione e apri le impostazioni

Dopo il salvataggio, nella schermata di gestione della riunione trovi il Link di iscrizione. È l’indirizzo da distribuire al pubblico, ma conviene completare prima la configurazione e fare una prova.

Apri la scheda Iscrizione per impostare il funzionamento del modulo.

Dettagli della riunione Zoom con scheda Iscrizione e link di iscrizione — Figura 3 — Il link di iscrizione porta al modulo che compileranno i partecipanti.

Nella sezione Opzioni di iscrizione, clicca su Modifica.

Nei webinar: le impostazioni possono trovarsi nella scheda Inviti, alla voce relativa alle impostazioni di iscrizione. Apri Modifica da quella sezione.

Opzioni di iscrizione Zoom e comando Modifica — Figura 4 — Da “Modifica” puoi scegliere approvazione e opzioni del modulo.

4. Scegli come approvare le iscrizioni

La prima scelta riguarda ciò che succede dopo l’invio del modulo.

Approva automaticamente

È il punto di partenza che consigliamo per un evento aperto al pubblico. Non devi esaminare ogni richiesta prima che l’iscritto possa ricevere le indicazioni di accesso. Per esempio, è adatto a una presentazione gratuita alla quale può partecipare chiunque sia interessato.

Approva manualmente

Sceglila quando devi verificare un requisito prima di ammettere una persona. Può essere utile per un incontro riservato ai soci o a un gruppo di lavoro. Devi però prevedere chi controllerà le richieste, anche a ridosso dell’inizio: un’iscrizione ancora in attesa non equivale a un accesso autorizzato.

Il nostro consiglio: usa l’approvazione manuale solo quando serve davvero un controllo. Se scegli questa modalità, indica nella descrizione che l’ammissione sarà confermata successivamente e organizza il lavoro della segreteria.

5. Configura le altre opzioni di iscrizione

Le caselle mostrate nella schermata non devono essere tutte selezionate. Ecco come scegliere in base all’evento.

Opzioni Zoom per approvazione, dispositivi, limite di iscritti e conferma — Figura 5 — Le impostazioni mostrate sono un esempio: il limite di 100 iscritti e le altre spunte vanno adattati al tuo evento.

Invia un’email all’organizzatore

Cosa significa: ricevi una notifica quando arriva un’iscrizione.

Scelta consigliata: attivala per piccoli gruppi o quando devi approvare le richieste a mano. Per eventi con molte adesioni, valuta di disattivarla e controllare periodicamente l’elenco: eviterai una casella piena di notifiche. Questa opzione riguarda l’organizzatore, non l’email di conferma al partecipante.

Chiudi l’iscrizione dopo la data di scadenza della riunione

Scelta consigliata: attivala per un incontro singolo in diretta, se disponibile. Non interpretarla però come una chiusura all’inizio dell’evento o come un modo per fissare una scadenza il giorno prima.

Per le riunioni, la documentazione Zoom consultata indica che l’iscrizione può restare aperta fino a 12 ore dopo la fine prevista. Per un webinar verifica le opzioni effettivamente presenti: non tutte coincidono con quelle della riunione mostrata.

Consenti agli iscritti di entrare da più dispositivi

Cosa significa: un iscritto può utilizzare più dispositivi, per esempio computer e telefono.

Scelta consigliata: lasciala disattivata se vuoi privilegiare un solo collegamento per persona. Attivala se prevedi un’esigenza concreta di collegamento da più dispositivi. Ricorda ai partecipanti che il link resta personale; se collegano due dispositivi nello stesso ambiente, devono evitare di tenere attivi entrambi gli audio.

Restringi il numero di richiedenti iscrizione

Cosa significa: il modulo smette di accettare iscrizioni quando raggiunge il limite indicato.

Scelta consigliata: attivala per un evento a numero chiuso e inserisci un valore coerente con i posti che puoi effettivamente offrire. Il numero 100 nella schermata è soltanto un esempio.

Iscritti e persone collegate non sono lo stesso numero. Impostare un tetto nel modulo non modifica la capienza della licenza Zoom. Prima di promettere un posto a ogni iscritto, verifica la capienza del tuo account e tieni conto di chi deve partecipare all’evento, compreso lo staff secondo le regole del prodotto utilizzato.

Mostra pulsanti di condivisione sui social sulla pagina di iscrizione

Cosa significa: la pagina propone i pulsanti per condividere l’iscrizione.

Scelta consigliata: attivala se vuoi favorire la diffusione di un evento pubblico. Disattivala per riunioni interne o incontri riservati. Nascondere i pulsanti, da solo, non impedisce a qualcuno di copiare e inoltrare il link.

Mostra informazioni di ingresso sulla pagina di conferma dell’iscrizione

Cosa significa: quando le condizioni previste da Zoom lo consentono, il partecipante può trovare le informazioni per entrare anche nella pagina successiva all’iscrizione, senza doverle recuperare dall’email.

Scelta consigliata: valuta di attivarla per un evento pubblico nel quale vuoi agevolare chi si iscrive all’ultimo momento. Lasciala disattivata se preferisci che la persona recuperi il link dalla casella email indicata nel modulo.

Non dare per scontato che il link venga mostrato a chiunque si iscriva con largo anticipo: la visualizzazione è soggetta a condizioni temporali e impostazioni dell’account. Inoltre, mostrarlo nella pagina consente l’accesso senza verificare il possesso della casella email dichiarata.

Terminata la configurazione, clicca su Salva tutto.

6. Personalizza i dati richiesti nel modulo

Apri la scheda Domande. Il modulo richiede nome ed email; controlla anche il campo cognome e rendilo obbligatorio se ti serve un elenco completo dei partecipanti.

Per gli altri campi, distingui due scelte:

Campo abilitato: compare nel modulo.
Campo obbligatorio: deve essere compilato per inviare l’iscrizione.

Il nostro consiglio: chiedi soltanto le informazioni che userai davvero. Per un semplice incontro informativo, nome, cognome ed email possono bastare. Aggiungi ente o professione quando sono utili all’organizzazione, senza rendere tutto obbligatorio.

Aggiungere una domanda personalizzata

Clicca su Aggiungi domanda.
Scrivi un’etichetta chiara, ad esempio “Ente di appartenenza”.
Scegli il tipo di risposta disponibile.
Decidi se la risposta deve essere obbligatoria.
Salva la domanda, se previsto, e poi clicca su Salva tutto.

Tipo di risposta	Quando usarla	Esempio
Testo breve	Per una risposta libera e sintetica.	Ente di appartenenza
Scelta singola	Quando vuoi una sola risposta tra alternative definite.	Come hai conosciuto l’evento?
Risposte multiple, se disponibili	Quando vuoi consentire più scelte. È un’opzione prevista nella personalizzazione dei webinar.	Quali argomenti ti interessano?

Per confrontare facilmente le risposte, preferisci opzioni predefinite quando il contenuto lo consente. Nei webinar le domande personalizzate possono trovarsi in una scheda dedicata; la disponibilità dipende anche dalle impostazioni dell’amministratore.

Domande del modulo Zoom con esempio di errore per domanda duplicata — Figura 6 — La schermata mostra anche un errore: “Question 1” è duplicato. Inserisci un’etichetta unica e verifica che l’errore scompaia prima di salvare.

Completa il modulo prima di diffondere il link. Modificare successivamente le domande, soprattutto aggiungendo campi obbligatori, può richiedere a chi è già iscritto di aggiornare o ripetere l’iscrizione prima di entrare.

7. Controlla le email e la pagina di iscrizione

Apri Impostazioni email. Mantieni attiva la conferma agli iscritti, scegli la lingua adatta al pubblico e verifica il contatto per l’assistenza. Invia un’anteprima, se disponibile.

Nella scheda Branding puoi aggiungere logo e banner. Suggeriamo una grafica semplice, coerente con l’evento, lasciando titolo e informazioni essenziali anche in forma testuale.

Nei webinar: imposta anche i promemoria

Zoom Webinars permette di configurare promemoria a una settimana, un giorno e un’ora dall’inizio. Come punto di partenza consigliamo un giorno prima e un’ora prima; quello settimanale è utile se le iscrizioni vengono raccolte molto in anticipo.

La conferma di iscrizione e il promemoria sono messaggi distinti. Non presumere che nelle riunioni siano disponibili le stesse automazioni dei webinar.

8. Fai un’iscrizione di prova e condividi il link

Prima di pubblicare il modulo, prova il percorso dal punto di vista di un partecipante:

Copia il link di iscrizione.
Aprilo in una finestra in incognito o in un altro browser, senza usare la sessione dell’organizzatore.
Controlla titolo, data, orario e chiarezza delle domande, anche da smartphone.
Compila il modulo con un indirizzo email di prova che puoi consultare.
Se hai scelto l’approvazione manuale, approva la richiesta.
Verifica la ricezione della conferma, il link personale e le indicazioni per l’assistenza.

Per provare anche l’ingresso in diretta, programma una breve sessione di test con la stessa configurazione. Quando tutto funziona, distribuisci il link pubblico attraverso sito, email, WhatsApp o QR code.

Un’indicazione utile da dare agli iscritti: “Utilizza un indirizzo email che puoi consultare. Dopo l’approvazione riceverai da Zoom il tuo link personale per partecipare: conservalo e non condividerlo.”

9. Gestisci gli iscritti e le richieste di assistenza

Riapri l’evento e accedi a Gestisci iscritti, quindi a Visualizza o Modifica, secondo la schermata. Nei webinar cerca la gestione dei partecipanti nella scheda Inviti.

Da qui puoi controllare le richieste, approvarle o rifiutarle e reinviare le conferme. Se una persona non trova l’email, verifica prima l’indirizzo e lo stato dell’iscrizione, chiedile di controllare lo spam e reinvia la conferma relativa al suo nominativo.

Evita di risolvere il problema inoltrando il link personale di un altro iscritto: ogni partecipante deve utilizzare il proprio.

Se ti serve un elenco da archiviare, utilizza il report delle iscrizioni. Ricorda che essere iscritti non significa aver partecipato: per verificare le presenze devi consultare i report di partecipazione previsti dal prodotto e dal tuo account.

Prima di pubblicare: il controllo finale

Titolo, data, ora e fuso orario sono corretti.
L’iscrizione obbligatoria è attiva.
Hai scelto l’approvazione automatica oppure assegnato a qualcuno il controllo delle richieste.
Le domande sono definitive, comprensibili e prive di errori.
L’eventuale limite di iscritti è coerente con i posti disponibili.
Le email di conferma sono attive e l’iscrizione di prova è riuscita.
Il link che stai per pubblicare è quello del modulo di iscrizione.

Quando serve una gestione più articolata

Il modulo Zoom è un buon punto di partenza per raccogliere adesioni e distribuire gli accessi. Se il progetto comprende anche percorsi formativi, materiali, questionari, attestati e gestione delle presenze, conviene progettare insieme tutte queste attività.

Per capire come possono essere collegate, trovi un approfondimento sulla gestione degli eventi formativi con Event System di CongressoTOP.

Link utili e documentazione Zoom

Qui trovi l’accesso al portale e le guide ufficiali per approfondire le impostazioni descritte nell’articolo.