Il mantra è sempre lo stesso: "L'inizio della pandemia di coronavirus ha segnato un cambiamento profondo e drammatico nel settore degli eventi."
Tuttavia, nonostante l'interruzione senza precedenti degli ultimi due anni, molti dei cambiamenti strutturali e organizzativi, che hanno permeato questo settore, avranno implicazioni permanenti.
Il ritorno degli eventi dal vivo
La previsione più facile e forse il grande ritorno nel 2022 degli eventi in presenza. Tuttavia si continuerà ad utilizzare la tecnologia sfruttata in questo periodo, per massimizzare la portata e il coinvolgimento, riducendo contemporaneamente fattori di incertezza che ogni singolo evento porta con se.
In questo articolo, cercheremo di individuare le principali tendenze per aiutare gli organizzatori di eventi a pianificare il prossimo futuro.
Contenuti video coinvolgenti e interattivi
L'evoluzione dei webinar p delle riunioni virtuali sarà nella direzione dell'interattività.
Video live o preregistrati, prettamente passivi non aiutano certo ad instaurare relazioni reali. Il cambiamento andrà nella direzione di video coinvolgenti e interattivi, con videochiamate private, pianificazione di riunioni one-to-one e networking virtuale.
La realtà aumentata e virtuale offrirà un'immersione più profonda
Il metaverso è alle porte? Forse non proprio, ma proprio perché abbiamo un po' di strada davanti prima della diffusione di massa di questa tecnologia, possiamo iniziare a fare piccoli passi per non trovarci completamente impreparati all'esplosione del fenomeno.
Nei prossimi anni gli eventi virtuali e le esperienze dei partecipanti da remoto non saranno più esclusivamente di natura video. Le tecnologie emergenti, come la realtà aumentata e virtuale e il metaverso, trasformeranno radicalmente il settore degli eventi portando un nuovo livello di interattività.
L'evoluzione non coinvolgerà esclusivamente gli eventi virtuali, ma influenzerà anche la parte fisica di un evento, con nuove possibilità educative e per gli sponsor.
Gli eventi ibridi diventeranno il nuovo standard
Lo sappiamo... la gente vuole vedersi dal vivo.
Ma questo non è sempre possibile per moltissime ragioni. Quella più rilevante è sicuramente riconducibile allo spostamento e organizzazione di numerose persone.
Sebbene durante la pandemia l'evento virtuale era l'unica soluzione, questo ha permesso di definire un un nuovo standard per il format dell'evento: l'evento ibrido.
In un evento ibrido, i partecipanti possono partecipare da remoto o di persona un'occasione da approfondire per preservare le caratteristiche uniche degli eventi fisici, consentendo tuttavia agli organizzatori di espandere la loro portata dei partecipanti che non sono in grado o non vogliono partecipare di persona.
La sfida sta nel realizzare un formato di evento ibrido che offra uguale valore sia ai partecipanti remoti che di persona e consenta loro di collaborare indipendentemente da come stanno partecipando. Questo è il motivo per cui una piattaforma integrata di gestione degli eventi si rivelerà fondamentale.
Diversità, uguaglianza e inclusione
L'attenzione verso temi etici è sempre più importante per le persone, e quindi per i nostri potenziali clienti/partecipanti/sponsor. Trasformare la filosofia aziendale affinché siano compresi temi come la diversità, l'uguaglianza e l'inclusione porterà prima di tutto un maggior benessere all'interno dello staff, ma avrà ripercussioni sociali, economiche e organizzative dirompenti.
Un blocco di due anni dovrebbe averci insegnato, che non esistono difficoltà che non possono essere superate. È solo lo stato mentale e la volontà a limitare la nostra azione.
Gli organizzatori devono ascoltare le esigenze dei loro team e dei loro clienti per personalizzare gli eventi e trasmettere i messaggi in modo accessibile ed equo, adattandosi a vari stili di comunicazione per supportare una vasta gamma di partecipanti.
Anche in questo caso la tecnologia può avere un ruolo rilevante. Abbiamo già parlato degli eventi ibridi, che abbattono le barriere architettoniche, ma pensiamo alla semplice traduzione simultanea (compreso il linguaggio dei segni) che consentirebbe ad una platea internazionale di partecipare al nostro evento.
La sicurezza dei partecipanti diventerà una priorità
Fortunatamente il mondo sta tornando alla normalità. Ma la pandemia ha evidenziato e rafforzato la necessità di prestare molta attenzione alla salute e alla sicurezza.
Il ritorno degli eventi di persona ha consentito di guardare nuovamente al futuro con ottimismo, ma l'igiene e la sicurezza dovranno continuare ad essere una priorità assoluta. Per questo motivo possiamo aspettarci che aspetti come la registrazioni degli accessi e i pagamenti contactless, possano e debbano diventare la norma per gli eventi di persona.
Il ciclo degli eventi: fisico, ibrido e virtuale
L'evoluzione digitale degli eventi è ormai inevitabile. Per questo motivo gli organizzatori dovranno iniziare a pensare agli eventi come un ciclo senza soluzione di continuità.
Il passaggio fra i vari formati dovrà essere naturale e assumere al rango di normalità. Sebbene gli eventi fisici e quelli virtuali non siano intercambiabili ed entrambi hanno i loro pro e contro, il loro utilizzo combinato permetterà di effettuare operazioni di marketing mirate prima dell'evento e ne prolungherà la vita anche dopo la conclusione.
Un esempio evidente di come possa venire utilizzato questo ciclo, è rappresentato da alcuni film di successo. Di comincia mesi prima con promozioni, trailer e altre forme di coinvolgimento. Si passa al film (evento) vero e proprio e poi se ne continua a parlare per i mesi (se non addirittura anni) successivi. Questo metodo, applicato ciclicamente, rafforza il brand dell'organizzatore ed eventualmente dell'evento ricorrente, garantendo negli anni, sempre maggiore interesse da parte di partecipanti e sponsor.
Abbracciare il marketing omnicanale diventerà essenziale
Passiamo ora ad alcuni aspetti di marketing!
Come già enunciato nel paragrafo precedente, la vita degli eventi deve poter essere prolungata. Questo deve essere fatto però correttamente, per evitare di trasformare una campagna di marketing vitale in uno zombi ripugnante.
Gli eventi sono probabilmente il modo più efficace per costruire relazioni reali tra le aziende e i loro clienti, soprattutto nei settori B2B. Tuttavia, gli eventi oggi devono prevedere anche una strategia di marketing molto più ampia, che incorpora altri canali comunicativi: social media, e-mail marketing, pubblicità display e contenuti mobili. Il tutto teso sempre a rafforzare i rapporti instaurati anche dopo l'evento.
Personalizzare la comunicazione.
I nuovi artigiani del marketing!
La chiave, sempre difficile da individuare, per qualsiasi strategia di marketing di successo è farsi notare oltre il rumore circostante.
Qualcuno si astina ancora ad utilizzare la tecnica delle rane, che cercano di gridare più forte delle altre per farsi notare dalla femmina, dopotutto, la concorrenza è agguerrita ed è ovunque. Oppure iniziare a conoscere davvero i propri clienti e personalizzare la comunicazione con ognuno di loro.
Diventare artigiani della comunicazione, segmentare il più possibile i messaggi per andare a centrare le necessità singole e peculiari di ogni persona a cui ci rivolgiamo (un libro interessante sull'argomento è Gap Selling di Jim Keeman). È necessario diventare personali se si vuole rimanere rilevanti e promuovere relazioni significative con i propri clienti.
Non smettere di analizzare i dati
Personalizzare la comunicazione significa conoscere il soggetto a cui ci si rivolge. Ora più che mai i dati sono alla base di tutto ciò che facciamo quando si tratta di prendere decisioni informate.
Nel rispetto della normativa sulla privacy, durante gli eventi (in presenza e virtuali) è possibile raccogliere una notevole quantità di dati grazie all'automazione dei processi processi.
Come qualsiasi altra attività digitale, gli eventi virtuali e ibridi generano dati che possono essere tradotti in insight fruibili grazie ad analisi avanzate. Tracciando le azioni degli utenti sarà più facile riconoscere anomalie e punti di forza per migliorare continuamente l'esperienza durante gli eventi.
Anche sondaggi in tempo reale e le valutazioni degli oratori, renderanno ancora più accurato il processo decisionale informato.
La sicurezza informatica deve diventare una priorità numero uno
Infine qualche previsione sugli aspetti prettamente informatici
L'organizzazione degli eventi è diventata molto dipendente dall'informatica, e con tutta probabilità questa connessione continuerà a crescere nei prossimi anni. Se l'automatismo porta con se notevoli vantaggi, d'altro canto introduce alcuni rischi unici, dal momento che gli organizzatori di eventi hanno la responsabilità di proteggere le informazioni private sui loro partecipanti.
Questo è il motivo per cui una strategia di sicurezza informatica completa è un "must have" per i gli organizzatori di eventi.
L'intelligenza artificiale alimenterà gli sforzi di marketing
Sulla media-lunga distanza l'intelligenza artificiale diventerà una forza trainante nella trasformazione digitale di ogni settore. Gli eventi non faranno eccezione.
I comparti marketing e Customer support saranno quelli maggiormente influenzati da questa rivoluzione, ma anche durante gli eventi applicazioni dedicate potranno assistere i partecipanti nella ricerca delle migliori opportunità relazionali (detta così sembra un algoritmo da agenzia matrimoniale... ma... )
Per ora è tutto.
Cosa ne pensate? abbiamo vagato troppo con la fantasia o anche voi avete sensazioni simili alle nostre?
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