La tecnologia al servizio degli eventi sostenibili - 5 consigli

Il tipico partecipante a una conferenza produce quasi 2 chilogrammi di rifiuti ogni giorno.

Si comprende quindi quanto sia importante iniziare a ripensare gli eventi in chiave eco sostenibile e quanta strada verso il miglioramento c'è ancora da compiere.

Quelli che seguono sono i nostri 5 consigli "tecnologici" e non per tenere l’ambiente pulito e allo stesso tempo risparmiare tempo e denaro?

1 | Niente carta

Oggi tutti i partecipanti ad un evento sono dotati si dispositivi digitali, almeno uno smartphone è sempre nelle tasche di ogni persona. Perché allora fare centinaia di stampe di carta, quando è possibile utilizzare la tecnologia per automatizzare i processi di gestione dell'evento e contemporaneamente salvaguardare le foreste.

Inviti digitali
Utilizza e-mail e social per coinvolgere ed invitare i partecipanti. Crea una versione digitale dell'invito che possa essere distribuita e condivisa, per esempio, tramite WhatsApp.
Iscrizioni on-line.
Dici stop alla compilazione di moduli cartacei o, addirittura, da stampare, compilare, scansionare e rispedire (si, non ci crederai, ma ancora tanti fanno in questo modo). utilizza un sistema di registrazione on-line e condividilo insieme all'invito digitale. Un unico passaggio per ottenere un doppio vantaggio e una grande comodità per chi ha intenzione di partecipare al tuo evento
Sito internet/APP dell’evento
Tieni aggiornati gli utenti interessati al tuo evento con un sito internet. Se l'evento è ricorrente potrai utilizzarlo per varie edizioni, creando uno storico che nel tempo darà sempre più importanza alla manifestazione.
Codici QR
Possono essere utilizzati davvero per tante cose e non devono necessariamente essere stampati.

Inviali tramite e-mail o SMS sul cellulare del partecipante per gestire gli accessi;
proiettali sullo schermo delle sale per consentire un rapido accesso a risorse e approfondimenti
utilizzalo sugli attestati per garantire l'autenticità

Questionari On-Line
Stampare centinaia di pagine molto spesso lasciate abbandonate nella sala. Accorgersi solo dopo la fine della stampa di qualche errore di battitura. Sobbarcarsi l'onere della correzione.
Sono tanti i motivi che possono far pendere l'ago della bilancia verso la realizzazione di questionari on-line. Niente stampa, correzione automatica… cosa vuoi di più.
Attestati On-Line
Quante volte vi sarà capitato di stampare tanti attestati in bianco in abbondanza rispetto al numero dei partecipanti, che inevitabilmente finiscono in pattumiera alla fine dell'evento?
Quante volte vi avrà chiamato un partecipante per chiedervi una copia dell'attestato che si è perso o si è dimenticato di ritirare? Un evento sostenibile non può prevedere questo speco.
Semplificati la vita e aiuta l'ambiente. I certificati On-Line possono essere scaricati in autonomia da ogni partecipante. Ognuno lo stamperà solo se ne avrà reale bisogno.

Scopri di più su come realizzare dei perfetti QR-Code

2 | Meglio un video, che una stampa

I video catturano l'attenzione molto di più di un'immagine statica. Aggiungi a questo vantaggio anche quello ambientale e comprenderai subito quanto sia preferibile utilizzare supporti video al posto delle stampe.

Forse, questo sistema non potrà essere utilizzato nel 100% dei casi, ma sicuramente potrebbe sostituire le varie stampe dislocate in vari punti della sede congressuale. Ecco qualche suggerimento:

Cavalieri elettronici.
Non stampare i cavalieri con i nominativi dei relatori, usa piuttosto, monitor e rendi tutto più bello e dinamico.
Sostituisci il banner spesso presente alla segreteria/reception, con un monito che possa fornire più informazioni contemporaneamente.
Puoi usare questi monitor, dislocati in più punti del centro congressi per trasmettere promozioni degli sponsor e dare informazioni in tempo reale sullo svolgimento dell'evento.

3 | Ristorazione e Cibo.

Pensa a chi ha bisogno. Il cibo non si butta

È vero che è sempre bene fare in modo che il cibo sua più che sufficiente per tutti gli ospiti, ma questo non giustifica lo spreco.

Collabora con un’organizzazione di beneficenza locale e dona il cibo rimasto ai bisognosi. L'agenzia di catering o il ristorante a cui ti rivolgi potrebbe avere già qualche suggerimento da darti.

Scegli cibo a km0

Scegliere un ristorante vicino alla sede congressuale è sicuramente un vantaggio per gli ospiti che non dovranno fare lunghi percorsi in auto (o in autobus) per raggiungerlo. Questo si traduce anche in un vantaggio per l'ambiente.

Nella scelta del menù cerca di preferire pietanze i cui ingredienti siano a km 0.

Utilizza stoviglie biodegradabili o riutilizzabili

Dici stop a bottiglie e bicchieri di plastica. Pretendi l'uso di bottiglie in vetro per il tavolo dei relatori/moderatori e in tavola, al ristorante.

Se è previsto il catering o non è possibile utilizzare piatti di porcellana e posate di metallo, scegli delle stoviglie biodegradabili.

Un simpatico suggerimento può essere il bicchiere in carta, che potresti personalizzare con il logo dell'evento (o di uno sponsor 😊)

4 | Accesso alla sede e Riunioni Virtuali

Migliora l’accesso alla sede

Qual è la distanza media prevista, affinché i tuoi utenti raggiungano la sede congressuale?

Per quanto possibile, cerca di scegliere una sede facilmente raggiungibile e ben servita ai trasporti pubblici.

Promuovi il trasporto pubblico o collettivo

Proponi esplicitamente ai partecipanti l'uso del trasporto pubblico o il car sharing per raggiungere la sede congressuale. In alternativa prevedi dei servizi di trasporto collettivi, che cerchino di ottimizzare il più possibile il numero di persone trasportate e il tragitto da compiere.

Organizza riunioni virtuali e/o ibride

Di pari passo con il discorso precedente, rendi disponibile anche la possibilità di seguire l'evento da remoto.

Permetterai la partecipazione ad una platea più amplia, riducendo l'impatto ambientale dovuto allo spostamento delle persone (e di questi tempi anche l'impatto sul portafoglio sarà minore)

5 | Valuta la sede dell'evento in ottica eco-sostenibile

Ci sono tante sedi che hanno cominciato a fare della sostenibilità ambientale il loro punto di forza. cerca questo tipo di sedi e potrai essere certo dipartire col piede giusto.

Anche se la sede non si dichiara eco-sostenibile, valuta alcuni aspetti importanti.

Viene utilizzata l'illuminazione LED?
La struttura è dotata di pannelli solari?
I cassonetti presenti incoraggiano il riciclo?
La sede dell'evento dispone di una buona aereazione o è necessario l'uso costante dei condizionatori
Qual è la classe energetica complessiva della struttura?

Ora sei pronto per essere ecologico?

Abbiamo visto che ci sono tanti modi per creare un evento ecologico e sostenibile.

Realizzando eventi di questo tipo, fatai del bene all’ambiente, in molti casi ti semplificherai la vita e, detto fra di noi, la promozione di tali valori potrebbe trasformarsi in un bel business.

Oggi, giovani e meno giovani, sono molto sensibili ai temi ambientali, e sempre di più ci si rivolge ad aziende che sposano i nostri stessi valori.