Salvare le PEC, lasciando inalterata la validità legale

Il tuo spazio di archiviazione PEC si sta per esaurire e non sai come salvare i file senza che perdano validità legale?

Sei nel posto giusto per scoprire come fare a salvare le PEC in maniera integrale con tutti i riferimenti necessari per legge a definirne l'originalità.

Aggiornamento al 29 agosto 2018
In questo articolo parleremo di un problema molto sentito soprattutto da avvocati ed enti pubblici.
Questi soggetti ricevono quotidianamente moltissime PEC, rischiando in breve tempo di esaurire lo spazio messo a disposizione dal proprio gestore.

Il primo consiglio riguardo le PEC è il programma di posta da usare per leggerle.
Per esperienza è preferibile leggere le PEC direttamente dall'interfaccia web messa a disposizione dal proprio gestore.
Questa procedura ha diversi vantaggi, primo fra tutti la sicurezza dello spazio di archiviazione.

I gestori di PEC devono rispondere a stringenti obblighi di legge, i loro sistemi di archiviazione sono quindi particolarmente sicuri e non si corre il rischio di perdere qualche PEC importante sol perché si è rotto il PC o peggio l'hard disk.

Inoltre molti client e-mail utilizzano sistemi proprietari di archiviazione della mail, rendendone difficile l'estrazione in particolari casi in cui questo sia necessario.

Tuttavia, come dicevamo all'inizio, oltre un certo limite di Gb, i nostri gestori non ci consentono di tenere in archivio le PEC. Si rende quindi necessario salvare i file sul proprio PC.

Vediamo la procedura per effettuare questa archiviazione senza perdere i riferimenti obbligatori per legge, che rendono la PEC effettivamente certificata.

SALVATAGGIO DI SINGOLE PEC

ATTENZIONE: Il procedimento descritto è valido per la maggior parte dei sistemi di gestione PEC via web. Tuttavia alcuni passaggi potrebbero leggermente differire.

1) Apriamo la pagina di gestione delle PEC e mettiamo un segno di spunta sulla PEC che vogliamo salvare


2) Spostarsi sul pulsante "Altre Azioni" e dal menù a tendina che si apre selezionare "ESPORTA"



3) A questo punto il vostro Browser inizierà a scaricare la PEC nel formato .eml.
Questo è uno dei formati standard per la conservazione delle mail.

Tenete in considerazione che ogni singolo browser salva i file con procedure differenti.
Verificate in quale posizione dell'hard disk viene salvato il file.


4) In genere quando effettuate questo salvataggio, le PEC vengono salvate tutte con lo stesso nome (nel nostro caso "message.eml") è quindi opportuno rinominare il FILE contenente la PEC con un nome che ne evidenzi il contenuto.


5) Il nostro personale consiglio è quello di conservare le PEC in una cartella del PC (o servizio di rete in uso) che contiene tutta la pratica oggetto della PEC, così da creare un unico contenitore in cui avere a disposizione tutto il materiale relativo al medesimo progetto/procedura/pratica.

6) La PEC così salvata (il file con estensione .eml) può ora essere letta da qualsiasi client di posta elettronica istallato sul vostro PC. Basta fare il classico doppio click sul file e vedrete il contenuto della PEC integrale.


7) Come si vede dall'immagine, aprendo il file con il client di posta elettronica istallato sul PC sono presenti tutti i riferimenti tali da certificare la PEC.

8) Se il PC dal quale lavorate non ha il client di posta elettronica (cosa che sconsigliamo perché complica le operazioni di lettura), si può usare una procedura alternativa per aprire le PEC archiviate.

Sempre dalla pagina web che vi permette di leggere le PEC posizionatevi sul pulsante "Altre Azioni" e dal menù a tendina che si apre selezionare "IMPORTA"


9) Si aprirà un'interfaccia che vi permetterà di scegliere i file PEC da caricare nuovamente nella pagina, per poter nuovamente essere disponibili


10) Selezionando "Carica MIME" potrete scegliere i file .eml che volete vengano ripristinati. Cliccando su "Importa", il sistema ricaricherà le PEC nella pagina di interfaccia web del vostro gestore

SALVATAGGIO DI PEC MULTIPLE

ATTENZIONE: Il procedimento descritto è valido per la maggior parte dei sistemi di gestione PEC via web. Tuttavia alcuni passaggi potrebbero leggermente differire.

1) La procedura con la quale è possibile archiviare più PEC contemporaneamente è analoga alla procedura vista per salvare una singola PEC. Tuttavia non si ottiene un file direttamente disponibile per la lettura, ma un unico file archivio denominato MBox.

Questo tipo di file non può essere letto da tutti i client di posta elettronica, quindi consigliamo di usare questa procedura per l'archiviazione di più PEC inerenti un fascicolo ormai chiuso, sul quale c'è la necessità di conservare i dati, ma non è prevista una frequente lettura.

2) Per archiviare più e-mail PEC in un singolo file MBox selezionare le e-mail che si intende conservare.


3) Spostarsi sul pulsante "Altre Azioni" e dal menù a tendina che si apre selezionare "ESPORTA"

4) A questo punto il vostro Browser inizierà a scaricare l'archivio MBox.

5) Spostare il file appena scaricato nella cartella più opportuna.

6) Come dicevamo non sempre sui PC sono disponibili programmi per la lettura di file di tipo MBox.
Consigliamo questi programmi molto semplici ma utili allo scopo:

Se usate il programma Mail per macOS questo dispone già delle funzioni per importare i file MBox
Se usate il programma Outlook per Windows, non potrete importare direttamente i file MBox, ma dovranno essere prima trasformati nel formato PST. Per farlo è possibile usare il programma Convert MBOX to PST for Outlook, scegliendo la versione adeguata al proprio sistema.


Infine, se non volete istallare nulla sul vostro sistema, basterà usare la stessa funzione di importazione vista precedentemente e selezionare il pulsante MBox prima di scegliere il file da importare.


8) In questo modo tutte le e-mail PEC contenute nell'archivio MBox verranno ripristinate sulla pagina web del vostro gestore.

ATTENZIONE

Ricordate che quando salvate le e-mail PEC sul vostro PC o sistema di archiviazione, cancellandole dal server del vostro gestore della PEC, vi prenderete la responsabilità della conservazione.

Sebbene sia sempre possibile richiedere ricevute di PEC smarrite al vostro gestore, quest'ultimo ha l'obbligo per legge di conservarle per 30 mesi. Trascorso questo periodo, dovrete prestare particolare attenzione ad avere un sistema informatico di archiviazione ben strutturato.








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